Thứ Năm, 18 tháng 11, 2010

Tận dụng hết mặt giấy khi in tài liệu từ PowerPoint

Giới thiệu một bài viết rất có ích cho những ai thường in tài liệu bằng PowerPoint của Ng Hồng Quân

—————————————————————————————

Khi in những bài giảng, tài liệu từ PowerPoint, nếu mỗi slide mà được in trên một trang giấy thì quá tốn kém, nhưng in nhiều slide lên một trang thì mỗi slide lại được in quá nhỏ trong khi không gian giấy còn thừa nhiều. Vậy ta phải làm thế nào để ép máy in in kín hết trang giấy để khỏi phải dư giấy mà bản in lại nhỏ đọc không rõ?

inPP1

Giải pháp của tôi là không in file PowerPoint. Nói nghe kỳ nhỉ? Tài liệu trên PowerPoint mà không đem file PowerPoint đi in thì tài liệu trên trời rơi xuống chắc? Nhưng thật đấy, vì không in file PowerPoint thì đem file khác đi in, thế thôi.

Các bạn đã đoán ra cách làm của tôi chưa? Ta sẽ chuyển đổi file PowerPoint thành một loại file khác có hỗ trợ in nhiều trang văn bản trên một mặt giấy. Theo hiểu biết nông cạn của tôi thì chỉ mới có những file thuộc họ PostScript hỗ trợ tính năng này, đó là những file PS, PDF. Vì PDF đẹp hơn, phổ biến hơn nên ta sẽ chuyển qua PDF để mang đi in.

Để tạo file PDF chúng ta sẽ cần một phần mềm tạo file PDF, trong đó phần mềm thường được nghĩ đến đầu tiên là Acrobat Professional. Nhưng đây là phần mềm thương mại, nếu tuân thủ pháp luật thì phải mua với giá khá đắt trong khi ta lại chưa cần hết mọi tính năng của nó. Bởi vậy tôi sẽ viện đến những phần mềm miễn phí, dùng tốt mà khỏi vướng mắc đến túi tiền.

Sau những giờ rong ruổi trên Internet, tôi cũng lựa được 2 “gương mặt sáng giá“ nhất là PDFCreator (http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=57796&package_id=53473&…) và CutePDF Writer (http://www.cutepdf.com/) (ngoài ra còn PDF995 nhưng chú này lại tranh thủ quảng cáo khi mình đang làm việc nên hơi phiền, loại!) vì miễn phí hoàn toàn, không giới hạn tính năng, không kèm spyware – adware, không để lại watermark quảng cáo trên file PDF, hỗ trợ tốt Unicode và các font VNI, ABC v.v… Tôi thích PDFCreator hơn nên sẽ dùng nó trong bài hướng dẫn này (PDFCreator open source nên được nâng cấp thường xuyên, đỡ bị trục trặc).

Bất kỳ phần mềm tạo PDF nào cũng cần 2 thành phần: Ghostscript converter và Postscript printer (nhưng lại thường không được đặt tên như vậy) cho nên khi download, bạn nhớ đọc kỹ để tải về cho đủ. CutePDF Writer phải tải riêng nhưng PDFCreator thì có thể tải chung một file PDFCreator-x_x_x_GPLGhostscript.exe. Khi cài đặt PDFCreator thì nhớ cài đủ 2 thành phần:


inPP2Và bây giờ ta vào bước chính: Mở tài liệu PowerPoint ra và chạy lệnh in, chọn máy in là PDFCreator:

Chú ý là tại ô Print what, ta phải chọn Slides (chứ không phải Handouts). Ngoài ra nên chọn thêm Scale to fit paper, Frame slides, High quality.

inPP3

Vậy đâu là điểm khác biệt với cách in thông thường? Làm thế nào để “in nhiều trang lên một mặt giấy”? Bạn hãy click vào Properties:

inPP4

Trong Pages Per Sheet (số trang được in lên một mặt giấy), bạn chọn một số khác 1, nhiều ít tùy ý. Còn trong Orientation, chọn Portrait hay Lanscape cũng tùy ý bạn. Chọn thế nào để cái preview kế bên coi được là xong. Chọn xong, bạn bấm OK > OK.

Sau khi thủ tục chuẩn bị in hoàn tất, PDFCreator hiện ra, bấm Save để lưu lại file PDF.

inPP5

Xong, bạn nên mở ra xem lại trước khi lon ton xách ra tiệm in, nếu không vừa ý thì làm lại.

---

Mặc dù thấy nó nằm bẹp ra thế kia nhưng thế là được rồi đó, khi in thành giấy thì có thể xoay lại mà.

Chúc những bạn sinh viên như tôi từ nay mạnh dạn đi in các bài giảng làm tài liệu học tập, không còn phải áy náy nhiều về chi phí in nữa. Khi in, bạn nên đến tiệm in gần các trường đại học, giá cả sẽ rẻ hơn nhiều so với các tiệm Internet.

Ng Hồng Quân





Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét